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【仕事の道具箱 #001】Notionを使った図書室のご紹介

こんにちは!

今回は、仕事で使用しているドキュメントツール「Notion」のご紹介と、その活用事例としてシステムフォワードの図書室(社内本棚)について取り上げました。

このnoteを通じて、システムフォワード(以下、弊社または会社)について、少しでも知ってもらえたら嬉しいです。


システムフォワードの図書室とは?

最初に弊社の図書室(社内本棚)についてのご説明ですが、こちらは本社オフィスにある本棚とそれに付随した福利厚生制度のことを指しています!

弊社では、福利厚生の一環として書籍購入支援という制度があります。📚

こちらの制度は、社員の仕事に関わる書籍であれば、会社がその購入代金を負担してくれるという制度です。(わたしは最近まで知りませんでした😳)

制度の趣旨は社員のスキルアップと知識の共有であり、社員に書籍をプレゼントするということではありません。社員全員が読める書籍として、会社の本棚に蔵書されてます。

そのような制度のお陰で、会社にある本がどんどん増えていき、先日ついに本棚が作られることになりました!

それを有効活用しようという社長の働きかけが、今回紹介する「システムフォワードの図書室」の誕生した経緯です。🎂

オフィスにある本棚📚

NotionとSlackで運用する社内図書室

さて、今回の本題に移りますが、弊社では先の制度をNotionとSlackというツールを活用して、運用・管理しています。

就活生のために簡単に説明すると、Notionはオールマイティな情報共有ツールで、Slackはビジネスチャットツールです。※Slackについては紹介記事は後日公開予定

Notionとは、ドキュメントやプロジェクト、Wikiといったあらゆる情報を一つにまとめて作成・管理できるクラウドサービスです。

Slack は、人々をそれぞれが必要とする情報につなげる、ビジネス用のメッセージングアプリです。

What is Slack? | Slack

最近導入したツールにはなりますが、いつの間にか浸透し、今ではどちらも欠かせないツールになります。

そのような背景があったので、増えた本をNotion + Slackで運用・管理することになったのは自然な流れでした。

その理由は、Notionの特徴にもなりますが、①データベースが簡単に作れる。②テンプレートが豊富(公式からも無料のテンプレートが存在しているくらい、たくさんの人が読書記録ツールとして活用しています。)また、③エンジニア・デザイナーが好んで使用していた。そういったことが、ツール選定の大きな判断材料になりました。

仕事のツールを福利厚生にまで活用するんだ!と、驚く方もいらっしゃるかと思います。それぐらい便利なツールなんです。

勉強にも適しているので、使用している学生さんもいらっしゃるかと思います!

ということで、今回が初回である「仕事の道具箱note」では、会社で利用しているツールの具体的な使用例を紹介し、学生のみなさんに、弊社をより深く知ってもらいたいと思います!

自社製Notion「図書室」で、オンライン上で蔵書管理から貸し出しまで

今回は、Notionを中心に図書室の運用方法を公開いたします!

まずは本の購入から借りて、返すまでの流れですが、

  1. Slackにて図書の購入依頼を申請(Amazonのリンクを送るだけ!)

  2. 机に本が届くので、Notionに本を登録し借りる。

  3. 読み終わったら本棚に戻して、Notionに返却を記録

  4. (任意)学びの共有をNotionに記録

と、なっています。非常にシンプルですね!

そして、出来上がったNotionページがこちら💁

図書室トップページ
図書室のトップページは、社内Wiki内にあります。

読みたい本が一目でわかるように、ギャラリービュー(データベースの表示形式)を採用しているので、見た目が抜群に良いです。

基本的なページの構成は、図書室のページ内に、本を管理するBookshelf(本棚)と読書メモという2つのデータベース(以下、DB)で作成されています。

コラム
Notionは、すべての表示機能がブロックという単位で提供されています。その機能を組み合わせて、オリジナルのドキュメントを作成することができます。今回の図書室では、「ページ」と「データベース」を組み合わせています。

全社員が利用するため、とってもシンプルなページになっています!

また、本の装丁を見て選択できるので、ジャケ買いならぬジャケ借りが可能です。

DBのリンクドデータベース(一つのDBを様々な形で表現できる機能)を使用し、新着図書や各ジャンルごとの図書一覧、貸出状況などが確認できるビューがあります。
ジャンルはIT企業らしい職種や業務に分かれています。

本のページを開くと、各種プロパティ(DBに登録できるカラムのようなもの)とページ内に設置された貸し借りボタン(ボタンブロック)と読書記録(DB)が表示されています。

本をクリックしたときのポップアップ表示の画像
本の情報を軽くプレビューできるようになっています。
ページ内
ページの中身はこれだけ!

貸し借り機能

借りたいときは「借りる」ボタンを押すと、貸出中のチェックと自分の名前が入ります。返すときは「返す」ボタンを押します。たったそれだけ。シンプルで誰でも使えるようになっています。

ボタン機能は優秀!

読書記録ページ

読書記録ページ
わたしの読んだ本の記録です。中身は用意されたテンプレートに沿って書いています。

また、本を読んだ感想や学びを共有できるように、読書記録ページも存在します。

本のページ内にある読書記録を新規で作成すると、本とリレーション(DBとDBを相互に結び付ける機能)されたページが作成され、上記のようなテンプレートから、読書記録を書くことができます。

わたしの場合は、このDBをプライベートページ(自分だけが見れるページ)にリンクして、自分が読んだ本を記録しています。

このDBは、いわゆる商品レビュー方式で、誰がいつなんの本を読んで学んだのかが共有されています。そうすることで、個人のスキルアップが全体の底上げにつながると考えています。

図書室Notionの紹介は以上になります。最後にNotionで図書室を作るメリットとデメリットをまとめます。※Notion全体のことも含みます

メリット

①カスタマイズの自由度が高い

例えば今後、人気の本が出てきて、なかなか借りられない~となってきたら、予約機能が必要です。

WaitlistみたいなDBを作成して、ボタン機能と一緒に連動できたらいいなといった想像が膨らみます。

そのようにして、どういった使い方をしたいのか?誰が管理するのか?運用に応じて、機能を追加していけるのがNotionの魅力です。

②さまざまなデバイスで使用できる

Notionはマルチデバイス対応なので、PCやタブレット、スマートフォンアプリでも使用できます。いつでもどこでも会社の本棚情報を知れるのは、大きな利点です。

③Slackとの相性がいい

最後に運用上、同時に使用しているSlackとの相性がいいことが挙げられます。
その理由は、NotionとSlackの連携機能が豊富なことです。

まだ実際に使っていませんが、最近のアップデートでDBに新しいページが作成されたら、特定のチャンネルにメッセージとして、通知を送ることができます。

Slack通知

デメリット

そんな便利なNotion図書室ですが、導入に際してのデメリットがあります。

①運用と管理が大変

一つ目は、なんといっても運用と管理にかかるコストです。比較的新しいツールのためノウハウが少なく、集約されていないため、最初にどうやって使えばいいのかわからないということが必ず起きます。
こういった場合は最初に推進派が提案しながら運用を決めてしまうという方法が用いられています。やりながら改善していこうという精神です。(大事)

また、Notionの機能自体のアップデートも多いので、それに合わせてページを更新することも多々あります。社内にNotionに詳しい人が必要だったりします。

また何といっても、アナログ本棚をデジタルに変換する作業、つまり、本をDBに登録するのが一番大変です。ここは力作業 or ツールを駆使する必要あり

②社員の学習コストがかかる

また、社員がツールを使って図書の貸し借りを行うための学習コストの問題点もあります。

そもそも、使い慣れていないツールの場合は、わからないことが多いです。

それでも、Notionの使い方は、たくさん日本語で書かれた情報が増えてきている印象がありますし、使う分にはそこまで難しくありません

弊社の場合、大概の社内ツールにはその道の詳しい人がいますので、その人にお聞きするというのが一番の近道だったりします。

Notionは無料!

いかがでしたでしょうか?

実は、図書室以外にも、Notionではいろんな情報が共有されています。今後は、そちらも紹介していく予定です。

さて、大事なことを言い忘れていましたが、Notionは基本無料で使用できます。

会社に限らず個人でも、Notionで自分だけの図書室をぜひ作ってみてください。

さいごに、システムフォワードでは、一緒に働くメンバーを募集しています。ITに興味がある本好きのみなさん、ぜひ気軽にご応募ください!

マイナビ2024

後記
電子書籍を使えばいいじゃないか?というツッコミはなしで…
(弊社はIT企業ですが、おそらく本は紙派です。)

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